Breng je bedrijfsprocessen in beeld

Voor proces optimalisatie / digitalisering en ERP Pakketselectie is het in beeld brengen van klant specifieke processen een belangrijk uitgangspunt waardoor zaken vooraf en de aanpassingen helder in beeld komen.

Businesslogica laat zich misschien wel het beste omschrijven als Branchelogica. Binnen een branche worden de primaire processen vaak op basis van de zelfde logica uitgevoerd. Als voorbeeld nemen we een handelsbedrijf en een detailhandelsbedrijf, de primaire processen lijken veel op elkaar maar kennen een belangrijk verschil in volgorde van processtappen.

(Groot)handelsbedrijf

Kenmerk, eerst verkopen, dan inkopen en leveren

Detailhandelsbedrijf

Kenmerk, in een winkel kun je goederen verkopen die aanwezig zijn, eerst inkopen en dan verkopen.

Een van de grote verschillen is dat handelsorganisaties goederen kunnen aanbieden en verkopen zonder dat deze op voorraad zijn. Binnen de detailhandel wordt voornamelijk dat verkocht wat in de winkel aanwezig is (=voorraad).

In basis gaat het om de zelfde logica, inkoop, verkoop en factureren. Verschillen komen dan voor in de bedrijfsprocessen, zoals:

  • Orderinvoer <-> kassatransactie
  • inkoop en planning <-> levering uit voorraad
  • Factuur <-> kassabon
  • Openstaande posten <-> contantenbetaling
  • etc.

 

Gecombineerd bedrijf / meerdere primaire processen.

Primaire bedrijfsprocessen kunnen ook per klantgroep worden ingericht, terwijl sturende en ondersteunende processen gelijk blijven.

Voor elke branche zijn er meerdere leveranciers/producenten van software oplossingen om de primaire processen binnen de in de branche gebruikelijke logica de realiseren. De bedrijfsprocessen zijn niet altijd hetzelfde.

Bedrijfsprocessen visualiseren

In dit voorbeeld gaan we verder met de processen van de verkoop en inkoop afdeling van een (groot)handelsbedrijf, waar wij uw (bedrijfs)processen stap voor stap in beeld brengen en beschrijven de werkzaamheden per processtap. Hierbij wordt uitgegaan van het principe dat de output informatie bevat voor de input in de volgende processtap.

In een verdere verdieping wordt de communicatie van de output in beeld gebracht en hoe de input eventueel automatisch in het systeem komt.

De output van een processtap dient geoptimaliseerd te zijn, voor de volgende processtap, welke binnen uw organisatie plaatsvind, maar ook bij processtappen van uw klant of leverancier.

Offerte naar de klant

Als het de bedoeling is dat de klant uw offerte tekent als opdracht bevestiging, is het handig dat de lay-out geschikt is voor OCR herkenning en er informatie op staat waardoor het getekende document kan worden gescand en automatisch binnen uw ERP systeem wordt herkend. Hierdoor wordt het document bijvoorbeeld gekoppeld aan de klant, aan de verkoper aan het project, etc. waardoor niemand hoeft te zoeken naar het document.

Orderbevestiging klant

Als alle noodzakelijke gegevens binnen de order in uw ERP systeem zijn gevalideerd, kan bijvoorbeeld via mail de bevestiging worden verstuurt met daarop een verwachte leverdatum, dit kan telefoonverkeer overbodig maken, wat weer arbeid bespaart. Ook zou de order in een klantspecifiek klanten portaal gepubliceerd kunnen worden, zodat uw klant te allen tijde de actuele status van de lopende order kan opvragen. Dat is dan een 24/7 dienst geworden.   

Informatiestroom en distributie

Als de primaire bedrijfsprocessen in beeld zijn gebracht, gaan we de werkwijze en informatiestroom in beeld brengen. Wij kijken wie welke informatie nodig heeft om efficiënt te kunnen acteren en hoe een medewerker weet wat hij / zij moet doen. Elk (deel)proces wordt in beeld gebracht en natuurlijk wordt ook het hoe en waarom van elke processtap beschreven.

Als we alle (deel)processen in beeld hebben, kunnen we in het geval van proces optimalisatie of digitalisering beoordelen welke stappen overbodig zijn of welke we juist missen om de organisatie efficiënter te laten functioneren.

Als het gaat om ERP Pakketselectie gebruiken we de verkregen informatie om de eisen en wensen kenbaar te maken aan de kandidaat leverancier.

Onderstaande afbeelding sluit aan op de twee pijlen naar rechts van bovenstaande afbeelding.

Workflow systemen

Nog veel te vaak worden processtappen en informatiestromen gerealiseerd op basis van mail communicatie of zelfs traditionele postbakjes. Met Workflow systemen kunnen informatiestromen ingeregeld worden zodat er zeer efficiënt gewerkt kan worden, geen document meer verloren gaat, elke klant op de juiste manier geïnformeerd wordt en elke medewerker weet wat er van hem / haar verwacht wordt.