Het terug verdienen van investeringen in ERP procesverbeteringen is vrijwel altijd klant specifiek en daardoor lastig begrijpbaar te maken voor als een proces bij jouw organisatie toch heel anders blijkt te zijn. We beschrijven deze procesverandering daarom redelijk algemeen. Wil je weten of er procesveranderingen binnen jullie organisatie tot (bijzondere) resultaten kunnen leiden, dan kunnen wij daar geheel vrijblijvend een gesprek over aangaan.

Een mooi voorbeeld van een enorme verbetering dateert uit de periode dat facturen en betalingsherinneringen vooral per post werden verstuurt.  Deze klant had maandelijks ruim 10.000 facturen en +/- 5.000 herinneringen. Dagelijks waren 3 medewerkers bezig met de facturatie, facturen en herinneringen in enveloppen doen, frankeren. Daarnaast kosten voor de postzegel, enveloppen, papier, toner, afschrijving printer, etc.

Dit proces aangepast naar directe verzending van facturen en herinneringen met e-mail vanuit het ERP systeem. Waarbij voor het “herinneringsproces” het automatisch bijwerken van ontvangen betalingen is toegevoegd aan het ERP systeem, alsmede een proces van verstuurde herinnering(en), aanmaningen en ingebrekestellingen om vervolgens geheel automatisch een dossier op te hebben gebouwd voor een incasso procedure.

Na de proces veranderingen binnen de bestaande ERP omgeving met enige uitbreidingen zijn de volgende besparingen op jaarbasis gerealiseerd.

• € 100.000,- (2,5 FTE á € 40.000)
• € 90.000,- (porti kosten. drukwerk, toner, etc)

Daarnaast werden niet gespecificeerde voordelen behaald uit het in kunnen zetten van 2,5 FTE op andere processen binnen de organisatie, het verbeteren van de liquiditeitspositie van 2 tot 3 dagen, etc.

De eenmalige investering om deze procesverbetering te realiseren bedroeg +/- € 30.000,- aan ERP licentie aanpassingen en implementatie consultancy. De jaarlijkse kosten voor onderhoud en support stegen met +/- 5.000,-per jaar.

Totaal voordeel uitgaande van 4 jaar:

4 x € 190.000,- = € 760.000,- verminderd met de investering van € 50.000,- (eenmalig € 30.000 + 4 x € 5.000,- onderhoud en support) resulteert in ruim € 710.000,-

Heden ten dage worden facturen vrijwel altijd per mail verstuurt, dus komt de besparing op porti kosten te vervallen. Echter kan nog steeds veel verbetering worden gerealiseerd als voor de facturatie en debiteurenbeheer meer dan één FTE nodig is.