Inkopen en goederenontvangst
Soms wordt de inkoop gecentraliseerd en worden goederen “intern” doorbelast aan een andere of meerdere werkmaatschappij(en). Omslachtig en tijdrovend werk met veel kans op fouten. Met als resultaat meestal alleen financiële boekingen en geen inzicht in aantallen en om welke goederen het gaat.
Ook onhandig voor de goederen ontvangst, wat is voor welke werkmaatschappij besteld en wie moet er geïnformeerd worden dat de goederen “binnen” zijn of waar moeten ze naar toe?
Door te werken met “verzamel” inkooporders uit meerdere administraties (één administratie per werkmaatschappij) kun je in de inkooporder(s) automatisch op basis van bijvoorbeeld artikelkenmerken, projectcode, kostenplaats en/of kostendrager alle financiële boekingen regelen. Het enige wat je moet doen is de goederen binnen melden.
Met een handige tool kan dan ook bijvoorbeeld de project manager geheel geautomatiseerd per mail worden geïnformeerd dat de goederen ontvangen zijn.
Binnen kleine organisaties lijkt dit misschien “waar heb je het over”, bij grotere organisaties of organisaties met meerdere werkmaatschappijen kan dit enorm helpen bij het verbeteren van de efficiëntie.
🔹 Ooit nagedacht dat je door de inkoop en goederenontvangst goed te automatiseren, veel tijd en liquiditeit kunt besparen?
Enkele TIPs voor inkopen, goederenontvangst en (interne)distributie
In basis gaan wij uit van het ROI (Return On Investment) moment. Als dat binnen 12 maanden zit waarin ook onze consultancy kosten zijn opgenomen, altijd doen is ons advies. Het wordt dan een kostenneutrale investering. Dat geldt voor grote en kleine bedrijven. Bij kleinere bedrijven is het fysieke gebouw meestal niet zo groot en weet men vaak wie wat besteld heeft. Bij grotere gebouwen en meer medewerkers is dat vaak anders.
Artikel beheer
- Indien mogelijk koop je op artikelnummer basis in, bij voorkeur het artikelnummer van de fabrikant, je kunt meerdere leveranciers iets bestellen welke het artikel een eigen nummer geven. Vaak kun je in een ERP systeem je eigen artikelnummer (dat van de fabrikant) en het artikelnummer van een leverancier opgeven. Hierdoor kun je later zien hoeveel je van één artikel hebt ingekocht omdat het één artikelnummer in jouw systeem is.
- Zorg ervoor dat je artikelen in een voor jouw “bepalende” artikelgroep worden ingedeeld, bijvoorbeeld groepen Computers, Printers, Scanners, Supplies, etc. Hierdoor kun je zien in welke artikelgroepen je groeit in verkopen, maar ook analyses maken wat je het volgend jaar bij een leverancier gaat inkopen en daardoor scherpere prijsafspraken kunt maken.
- Etc.
Inkoop
- Vermeld op je inkooporder/opdracht dat men een bepaald referentie nummer / omschrijving aan de buitenzijde van de verpakking vermeld dient te worden zoals bijvoorbeeld
- Het nummer van de inkooporder, hierdoor hoeft de goederen ontvangen alleen de doos te ontvangen en kan dan in het inkoopsysteem de info vinden wie het besteld heeft of voor wie het besteld is.
- Zit je in een bedrijven verzamel gebouw met een centrale goederenontvangst kan je het ruimte nummer van je kantoor / werkplek laten vermelden. Zodat het op de juiste plek intern wordt bezorgd of gemeld wordt dat er een pakket is ontvangen.
- Je kunt ook een combinatie van meerdere referentie bedenken die aan de buitenzijde vermeld dienen te worden.
- Etc.
Goederenontvangst
- Indien je met een magazijn werkt, dan is het handig om een artikel etiket te werken waarop (gecodeerd) informatie terug te vinden is zoals artikelnummer, artikelgroep, besteld door wie, besteld voor wie (ordernummer of projectnummer), ontvangen door, datum ontvangen, etc.
- Ontvang je breekbare artikelen denk dan aan breuk of schade melding procedure..
- Etc.
Wil je een keer sparren wat ROI4U kan betekenen? Maak dan gebruik van ons contact formulier!
