Met bewuste pakketselectie krijg je een optimale aansluiting tussen bedrijfsprocessen
Als consultancy-organisatie hebben wij de kennis, kunde en ervaring om binnen een aantal stappen tot een (objectieve) keuze Keuze te komen als het om ERP Pakketselectie gaat. Dit kan betrekking hebben op een compleet ERP pakket / systeem, of over een onderdeel van een ERP pakket / systeem, zoals CRM, HRM, Projecten, etc. of rapportagetools en proces automatisering.
Toelichting, wat is ERP
Korte uitleg: wat is ERP
Met ERP– of voluit Enterprise Resource Planning wordt een computerprogramma (software) aangeduid welke ter ondersteuning van alle (administratieve) processen binnen een bedrijf / organisatie wordt ingezet. Met een ERP systeem kunt u alle Resources (medewerkers, machines, materieel, materiaal, ruimtes, systemen, producten, etc.) binnen uw organisatie (Enterprise) beheren en plannen in processen en / of workflow’s. Met het grote voordeel dat u de “stamgegevens” van uw resources op één centrale plaatst vastlegt.
Een ERP softwarepakket bestaat vaak uit diverse modules / onderdelen voor een deelgebied van de bedrijfsprocessen. In grote lijnen is een ERP systeem “opgedeeld” in:
- Financieel
- Logistiek (SCM / MRP)
- CRM
- HRM
- Meer ERP onderdelen
Door document beheer & generatie, (toegang)beveiliging, rapportages en een workflow systeem aan toe te voegen ontstaat er één systeem wat door de gehele organisatie gebruikt kan worden. (zie schematische weergave).
Per branche / sector zijn er vaak verdiepingen / uitbreidingen van de hoofdmodules mogelijk waardoor de aansluiting met de bedrijfsprocessen verder geoptimaliseerd wordt. Niet iedere ERP software leverancier heeft dé oplossing voor alle branches.
ERP All-in one
Diverse software leveranciers leveren één volledig geïntegreerde software suite, waarin alle basis facetten van een ERP systeem in zijn voorzien. Afhankelijk van de beschikbare modules is de software geschikt voor één of meerdere branches / sectoren. (Lees meer bij business-/branche logica).
Een voordeel van één software suite (van één leverancier) voor alle bedrijfsprocessen is de uniforme gebruikers interface. Als medewerkers op een andere afdeling gaan werken, blijft de bediening vrijwel gelijk.
ERP Zelf samenstellen
Ook bestaat de mogelijkheid dat voor elke ERP gebied (Financieel, Logistiek, HRM, CRM, etc.) een gespecialiseerd software pakket wordt gekozen, welke via middelware als “één” geïntegreerd ERP systeem werken.
Onze werkwijze is verdeeld over een aantal fases, die leiden tot de juiste keuze. Gedurende het traject wordt gebruik gemaakt van een aantal “tools” waardoor objectief vergelijken mogelijk is.
Aanstellen van de projectgroep
De projectgroep is verdeeld in een Stuurgroep en een Werkgroep. Elke groep heeft specifiek taken en werken samen om tot een juiste keuze te komen.
Stuurgroep
In de stuurgroep bestaat tenminste een beslissingsbevoegde van de opdrachtgever en een businessconsultant. De Stuurgroep definieert opdracht en bepaald de globale eisen & wensen, de visie en richting van het traject. Tevens kan de stuurgroep op basis van voortschrijdend inzicht besluiten wijzigingen in de opdracht definitie door te voeren.
Werkgroep
De werkgroep bestaat tenminste uit één en bij voorkeur uit meerdere medewerkers (key-users, leidinggevende van betrokken afdelingen, externe consultants, etc.) van opdrachtgever en een Business Consultant van ROI4U. De werkgroep is het aanspreekpunt voor de “dagelijkse” zaken en heeft als doel de huidige werkwijze (bedrijfsprocessen) in beeld te brengen, de knelpunten te adresseren en aanvullende eisen en wensen te benoemen. Om vervolgens in Fase 1 een vragenlijst op te kunnen stellen voor de RFI.
Planning
Een pakketselectie traject vraagt om een zorgvuldige en doordachte aanpak. De investering in het beoogde softwarepakket is een investering in middelen waar meerdere jaren mee gewerkt gaat worden. Het is dan ook essentieel dat het softwarepakket voldoet aan de huidige en toekomstige eisen en wensen. In de praktijk is 12 tot 16 weken door loop tijd geen uitzondering.
- In beeld brengen huidige werkwijze op basis van
- Branche/business logica
- (deel)processen met knelpunten en aanvullende eisen en wensen
- Informatiestroom & distributie
- Archivering & raadplegen archief
- Opstellen Pakket van eisen en wensen / RFI
- Longlist mogelijke kandidaat leveranciers opstellen
Meer over inventarisatie
Pakketselectie fase 1 (Inventarisatie)
Plan van Aanpak
Zoals RFI (Request For Information) al aan geeft zal er een set met vragen opgesteld moeten worden waarmee de informatie die noodzakelijk is om dat een keuze te komen voorhanden komt.
Voor elke vraag telt: Dat aan het antwoord op de vraag een waardering/wegingsfactor aan toegekend moet kunnen worden. Tevens dient duidelijk te zijn of het antwoord een “knock-out”, “Nice to have” of neutraal criterium is.
De Business Consultant van ROI4U op basis van een aantal interviews met de werkgroep leden de verzamelde informatie “vertalen” naar een document wat de basis vormt voor het Pakket van Eisen en Wensen en RFI.
RFI fase 1
Het concept Pakket van Eisen & Wensen / RFI vragenlijst* zal aan de werkgroep worden voorgelegd ter controle en vervolgens ter goedkeuring aan de Stuurgroep. Na goedkeuring zal het pakket van Eisen & Wensen met de RFI naar de (longlist) kandidaat leveranciers worden verstuurt.
*) Eventueel kan de RFI vragenlijst worden opgesplitst in 2 gedeelte, in deel 1 ligt de focus op de keuze van de kandidaat leverancier en in deel 2 ligt de focus op de inhoud van de gezochte functionaliteit.
Longlist kandidaat leveranciers / implementatie partners
Op basis van het pakket van Eisen & Wensen en de RFI vragenlijst, eventueel aangevuld met door de opdrachtgever opgegeven kandidaten, wordt door de ROI4U Business Consultant een concept longlist samen gesteld. De stuurgroep bepaald naar hoeveel en welke kandidaat leveranciers* het pakket van Eisen & Wensen / RFI vragen lijst wordt verstuurt.
*) Hierbij dient het distributie model van beoogde leveranciers / pakketten in overweging genomen te worden. Dit kunnen wij toelichten tijdens een geheel vrijblijvend kennismakingsgesprek.
- Pakket van eisen en wensen / RFI naar longlist
- Pakket van eisen en wensen / RFI beoordelen
- Shortlist kandidaat leveranciers opstellen (max. 5)
- Opstellen demoscript / businesscase
Meer over marktbenadering / inventarisatie
Pakketselectie fase 2
Van “longlist naar shortlist”
De kandidaat leveranciers hebben +/- 2 tot 3 weken nodig om het pakket van Eisen & Wensen en de RFI* vragenlijst te beantwoorden. Doordat alle onderdelen van de RFI vragenlijst zijn voorzien van een wegingsfactor en knock-out criteria, kan een snelle objectieve beoordeling plaatsvinden. Natuurlijk is er ruimte voor een individuele / subjectieve beoordeling. Na de beoordeling blijven +/- 3-5 kandidaten over op de shortlist.
*) Als besloten is de optie om de RFI te verdelen in 2 gedeelte, kan de aanvullende RFI (deel 2) verstuurd worden naar de potentiele shortlist kandidaten.
Demoscript / Businescase
Gedurende deze fase wordt een businesscase / demoscript opgesteld welke na goedkeuring door stuurgroep naar de shortlist kandidaten wordt verstuurt. De businesscase is gebaseerd op de gewenste werkwijze zodat de project groep kan oordelen of de geboden oplossing voldoet aan de beoogde doelstellingen (Proof of Concept).
- Kandidaten uitnodigen voor demo / presentatie
- Evaluatie van demo / presentaties
- Rapport met conclusies & aanbevelingen
De shortlist kandidaten worden uitgenodigd voor een demo van de businesscase, waarbij leden van de projectgroep aanwezig zijn. Na afloop van de demo wordt deze door de projectleden geëvalueerd en gewaardeerd.
De ROI4U Business Consultant brengt een rapport uit met conclusies & aanbevelingen.
- Op basis van RFI score
- Op basis van “Knock-Out” en “Nice 2 Have” criteria
- Op basis van demo / presentatie (Proof of Concept)
Tijd om een (principe) keuze te maken, op basis van objectieve waardering van RFI antwoorden, aantal “Nice to Have” criteria. Natuurlijk worden wat subjectievere zaken als kostenindicatie, verwacht rendement en de waardering van de demo ook mee- genomen bij de keuze.
Gegarandeerd de juiste keuze
Wil je zeker weten dat je voor het ERP / CRM kiest dat het beste bij je werkwijze past, neem dan contact op voor een geheel vrijblijvend kennismakingsgesprek. Wij komen graag langs om de mogelijkheden te bespreken.
Contact