Van offerte naar factuur, hoe doen jullie dat?
Elke onderneming geeft er op een bepaalde manier invulling aan, maar het basis proces blijft een offerte / aanbieding naar een (potentiële) klant en uiteindelijk een factuur naar de klant. Afhankelijk van het type organisatie kunnen er tussen het offerte moment en de facturatie diverse (proces) stappen worden gemaakt om een product of dienst te leveren. Een offerte is een formeel aanbod van een bedrijf aan een (potentiële) klant om een product of dienst te leveren tegen een bepaalde prijs. Een factuur is een document dat een betalingsverplichting van een klant aan een leverancier weergeeft nadat diensten of goederen zijn geleverd.
Het bedrijfsproces van offerte naar factuur kan globaal worden onderverdeeld in de volgende stappen:
- Offerte:
Het bedrijf stuurt een offerte naar de klant met daarin een beschrijving van de producten of diensten die worden aangeboden, de prijs en eventuele voorwaarden. - Opdracht- / orderbevestiging:
De klant accepteert de offerte en stuurt een opdrachtbevestiging terug naar het bedrijf. - Levering:
Het bedrijf levert de producten of diensten aan de klant. - Facturatie:
Het bedrijf stuurt een factuur naar de klant met daarin een beschrijving van de geleverde producten of diensten en het bedrag dat moet worden betaald. - Betaling:
De klant betaalt het bedrag op de factuur aan het bedrijf.
Al deze stappen kun je bijvoorbeeld met behulp van Word, Excel en Mail realiseren. Dan heb je eigenlijk een ERP systeem gebaseerd op Microsoft Office. Niks mis mee, maar blijft arbeidsintensief en foutgevoelig.
Je kunt ook kiezen voor combinatie van software die gespecialiseerd is voor het maken offertes, opdrachtbevestigingen, facturatie etc.. Je hebt dan een ERP systeem op basis van specifieke software producten. Dat kan (veel) tijd besparen, maar blijft foutgevoelig.
Ook kun je kiezen voor een geïntegreerd (branche specifiek) ERP systeem waarbij alle stappen binnen één softwarepakket zijn ondergebracht en naadloos op elkaar aansluiten. Dat bespaart (heel veel) tijd en minimaliseert de kans op fouten.
Naast de basis functies, zijn er nog vele ERP functies zoals CRM, HRM, Financieel, urenregistratie etc. Zo kan elke organisatie een ERP systeem op maat implementeren.
Door alle bedrijfsprocessen goed en gedetailleerd in beeld te brengen en te houden, heb je een goed handvat om een keuze te maken voor het ERP systeem wat het beste bij jouw organisatie past.
Hoe helder zijn de bedrijfsprocessen binnen jouw organisatie in “beeld”?
